Al het vastgoedbeheer goed geregeld. Professioneel en met het oog op de toekomst. Dat is de wens van gemeente Hendrik-Ido-Ambacht, en SGD gaat daarbij helpen. Vanaf 1 maart hebben we een dienstverleningsovereenkomst. Marc de Bruin, senior projectleider Facilitaire Zaken & Vastgoed bij SGD en Mark de Vries, teamregisseur en senior beleidsmedewerker bij gemeente Hendrik-Ido-Ambacht kijken ernaar uit. “We hebben alle vertrouwen in de expertise van SGD.”
_w500_h500_1.png)
Vastgoedbeheer positioneren
De Vries: “Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht voerde deze taken tot voor kort zelf uit. Maar met altijd in het achterhoofd: hoe kunnen we ons vastgoedbeheer in de toekomst positioneren? Want als het gaat om compliance, rechtmatigheid en kwaliteitsverbetering is een relatief kleine gemeentelijke organisatie kwetsbaar. We wilden professionaliseren op al die onderdelen, en toekomstgerichter ondernemen. Daarvoor hadden we iemand nodig met expertise en ervaring in vastgoedbeheer. Dat werd SGD.”
Rondvragen
“Bij die keuze gingen we niet over één nacht ijs. We wisten bijvoorbeeld dat SGD ook vastgoedbeheer doet voor gemeenten Zwijndrecht, Alblasserdam en Dordrecht. Bij een paar daarvan hebben we navraag gedaan. Hoe gaat het bij hen? Natuurlijk gingen we ook in gesprek met SGD zelf: Hebben jullie interesse in deze klus? Wat kunnen jullie ons bieden? Door al die gesprekken kregen we alleen maar meer vertrouwen.”
Als collega’s
Naast de expertise en ervaring zijn ook de korte lijntjes belangrijk voor beide partijen. “Binnen de samenwerking zien we elkaar echt als collega’s – niet als opdrachtnemer en opdrachtgever. Dat laatste zijn we natuurlijk wel, maar zo voelt het niet. We hebben uiteindelijk hetzelfde doel.”
Operationeel, tactisch en strategisch
Dat doel is het vastgoedbeheer van a tot z regelen. De Vries: “Op dienstengebied heeft SGD gewoon een compleet pakket aan kennis in huis. Van technische dienst tot projectmanagement en van aanbestedingsexpertise tot contractmanagement. Operationeel, tactisch en strategisch dus. En we werken al samen: voor de 24/7 onderhoudsdienst en hand-en-spandiensten hebben we sinds vorig jaar dienstverleningsovereenkomsten lopen.”
Een stukje emotie
Maar een nieuwe samenwerking betekent ook omgaan met verandering. “Natuurlijk vraagt de verandering om gewenning. Vroeger liep men ‘eventjes’ langs bij de beheerder. En bij vastgoed en gebouwen zit toch altijd een stukje emotie. ‘Het zijn wel onze gebouwen’ is een veelgehoorde kreet en het leeft binnen de organisatie. Maar het is onze taak om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen. Daar heb ik alle vertrouwen in.” De Bruin: “Zo krijgt de gemeente een vast aanspreekpunt. Senior technisch gebouwbeheerder Frank Hofman zit twee dagen per week op locatie. Bij hem kan men dan alsnog langslopen.”
Veertien objecten en een collega op locatie
‘Nabije’ collega Frank krijgt een belangrijke rol in de samenwerking. De Bruin: “We hebben straks veertien objecten in beheer. Zoals Cascade, het gemeentehuis, en het monumentaal poortgebouw. Daarvoor wordt het planmatige, correctieve én preventieve onderhoud in eerste plaats door Frank geregeld. De uitvoering? Die wordt gedaan door de technische dienst van SGD of een externe aannemer. Daarnaast is er nog een gebouwenbeheerder als tweede aanspreekpunt. En een vaste achterban van onze experts op het gebied van contractenbeheer, onderhoud en data. Teamwork dus.”
In control zijn
Hendrik-Ido-Ambacht en SGD pakken het grondig aan. De Vries: “We gaan alles stap voor stap vastleggen. Daarbij geven we prioriteit aan het opbouwen van een gebouwdossier en het vastleggen van vastgoeddata. In plaats van ‘er is een storing en wie zullen we nu eens bellen’ gaan we naar ‘van tevoren afspraken maken en bijbehorende contracten afsluiten’." Kortom: alles borgen en zorgen dat we in control zijn. Dat is ook belangrijk vanuit financieel oogpunt. De Bruin: “Vaak is het zo dat er aan het eind van het jaar zoveel losse bonnetjes zijn, dat er eigenlijk aanbesteed had moeten worden. In die zin kan SGD ook toegevoegde waarde bieden.”
_w1700_h1198_1.jpg)
Voor nu: de basis op orde
De Vries: “Voor nu hebben we nog geen grootse plannen – eerst de basis die Marc noemde op orde. Voor de korte termijn betekent dit dat we de overgang goed regelen. En dat iedereen de juiste weg weet te bewandelen en kennismaakt met Frank. Zowel intern als extern. Daarnaast moeten we waar nodig noodzakelijk onderhoud plegen en databeheer, contracten en afspraken op de rol krijgen. Dat zijn de eerste stappen. De tweede stap is: waar zitten eventueel nog gaten en hoe gaan we die invullen? Daarna werpen we een blik op de toekomst. In principe gaan we een samenwerking voor onbepaalde tijd aan, dus er is alle tijd voor evaluatie én ontwikkeling.”
Ook je vastgoedbeheer uit handen geven?
SGD ontzorgt je graag. Neem contact op met Marc de Bruin via MA.de.Bruin@drechtsteden.nl.
