_w1700_h500_1.png)
Het datacenter van Servicegemeente Dordrecht gaat verhuizen – van de huidige netwerkschijven naar de cloud van MS Teams en OneDrive. De eerste stap bij deze enorme datamigratie? Alle bestanden opschonen. Want dat zijn er nogal wat: ruim 80TB (is 80.0000 GB) aan documenten, die stuk voor stuk geanalyseerd moeten worden. Hoe leiden we dit proces in goede banen? En hoe ervaart gemeente Dordrecht dat? We vertellen het aan de hand van twee artikelen.
Wat is ICT Beweegt?
Servicegemeente Dordrecht vernieuwt samen met KPN in een paar jaar de complete ICT-infrastructuur. Het doel? Een toekomstbestendige en veilige digitale werkomgeving. Het afgelopen jaar is er hard gewerkt aan de implementatie en adoptie van de nieuwe Digitale Werkruimte (DWR). Nu is het tijd voor de transitie van het Data-Rekencentrum van de servicegemeente naar KPN, inclusief een enorme datamigratie-operatie. Oftewel: alle bestanden opschonen, opnieuw indelen en verhuizen naar de cloud.
Iedereen meenemen
Jaap Jacobi, Programmamanager ICT Beweegt bij SGD en Vanja de Keizer, Informatieanalist bij Servicegemeente Dordrecht staan aan de basis van de digitale verhuizing. Waarom is die eigenlijk zo belangrijk? En hoe helpen Jaap en Vanja alle betrokken partnerorganisaties bij het opruimen? “Van zoveel mogelijk bewaren, naar opruimen en weggooien waar nodig. Dat is de stap die we samen moeten zetten.”
Waar staan jullie nu in het proces?
Jaap: “Het overzetten van de informatiehuishouding van de servicegemeente is niet iets wat je ‘even’ doet. Er staan duizenden – zo niet tienduizenden – bestanden op de netwerkschijven. We hebben te maken met een ongelooflijke hoeveelheid achterstallig onderhoud: sommige documenten zijn al meer dan tien jaar niet geopend.” Vanja vult aan: “De datamigratie kun je vergelijken met een normale verhuizing thuis. We hebben jarenlang informatie verzameld in dozen. Die moeten we nu doorspitten, omdat de inhoud van ál die dozen simpelweg niet past in de nieuwe, online omgeving. Plus: als we alles meenemen zonder op te ruimen, voldoen we niet aan wet- en regelgeving.”
Zijn er nog meer redenen om te migreren?
Jaap: “Het voldoen aan de verschillende wetten (AVG, Archiefwet en Wet Open Overheid) is het meest belangrijk. Toen ik binnenkwam was het idee: de I- en T-schijf moeten blijven. Maar dat kan niet. Hier staan allemaal data op die daar niet thuishoren: persoonlijke gegevens, boodschappenlijstjes, foto’s. Maar ook technisch en financieel gezien is het niet mogelijk om onze schijven te behouden. We gaan straks per GB aan opslag betalen. In de praktijk zouden we nu ruim 80TB moeten verhuizen. Dat betekent opruimen dus. Waarbij we kijken naar: wat moet we écht bewaren en wat kan er weg? Want hoe minder we meenemen, hoe minder we gaan betalen. Én hoe veiliger onze digitale werkomgeving is.”
Hoe pakt SGD dit aan?
“We doen het samen met onze partnerorganisaties. Per organisatie migreren we de data naar de cloud, dus niet alles in één keer. We willen cyclisch en agile werken: leren van wat je doet en dat weer toepassen bij de volgende klant. We starten met een pilot bij SGD. Daarvoor stellen we alvast een deel van de cloud beschikbaar. Zodat de medewerkers kunnen zien wat de overgang betekent. Het ziet er bijvoorbeeld anders uit en data staan op andere plekken.”
Hoe ondersteunen jullie de klantorganisaties?
Vanja: “Bij de migratie willen we iedereen helpen. Daarom maken we een stappenplan en een archiveer-beslisboom: wat moet ik bewaren en wat niet? Hiervoor bieden we drie tools aan: MS Purview, iNavigator en TreeSize. Purview scant bijvoorbeeld op gevoelige informatie. Treesize geeft informatie terug over de omvang, ouderdom en het type van de bestanden. En iNavigator is ons documentstructuurplan. Hierin staat voor alle organisaties welke processen ze uitvoeren, gekoppeld aan wetgeving.”
Wat is de stand van zaken?
Vanja: “We hebben een korte deadline. Medewerkers moeten vandaag beginnen, maar we kunnen niet iedereen tegelijk bedienen. Elke afdeling en organisatie kan al wel starten met het stappenplan voor het schonen van documenten. Nieuwe mappen aanmaken op de netwerkschijf, mappen en bestanden beoordelen en verplaatsen naar de juiste map en alvast een inrichting maken voor Teams. Daarnaast kunnen wij aan de slag met de analysetools. Zo moeten de puzzelstukjes in elkaar vallen. Uiteindelijk willen we iedereen meenemen en de voordelen van de cloud goed uitleggen. Dus komt iemand er niet uit? Dan bieden we ondersteuning op de vloer.”
Hebben jullie nog een belangrijke nabrander?
Jaap: “Iedereen zit in hetzelfde schuitje. Bijna niemand heeft zijn mappenstructuur goed op orde.” Vanja: “We hebben het met z’n allen laten versloffen. Door de nieuwe wet- en regelgeving moeten we nu allemaal een stap harder lopen. Samen zorgen we ervoor dat alle processen straks op orde zijn en dat er zo weinig mogelijk data verhuisd hoeft te worden. Alleen de écht belangrijke dingen. En natuurlijk blijven we in de toekomst scherp op het orde houden van de data-huishouding.”
Meer weten? Neem contact op met Jaap Jacobi, Programmamanager ICT Beweegt.
_w1700_h1198_1.png)
Een duik in het archief van gemeente Dordrecht
Ook gemeente Dordrecht 'moet mee' naar de cloud. Projectsecretarissen Annemarieke Mens en Jolanda van Oosterhout vertellen hoe ze de aanpak ervaren en welke stappen ze nog moeten zetten. “Ik geef toe: het is niet het allerleukste om te doen, maar wel heel interessant. Je ziet tijdens het opruimen wat er op een afdeling leeft, heeft geleefd en hoe stukken evolueren.”
Hoe staat het bij jullie met de dataverhuizing?
Annemarieke: “Ook wij hebben te maken met behoorlijk veel mappen en documenten. Daar moeten we nu met z’n allen induiken, om te kijken hoe we de juiste documenten kunnen overbrengen zonder te veel mee te nemen.” Jolanda: “We gaan nu aan de slag met het stappenplan. Ons doel is om zo snel mogelijk de schijven op te schonen en de Teams-mappen in te richten. Daarin proberen we iedereen mee te krijgen.”
En lukt dat?
Jolanda: “Iedereen is bereid om op te ruimen en collega’s zien ook het nut ervan in. Maar het is altijd even lastig om het vertrouwde los te laten. Documenten opslaan op een harde schijf is heel makkelijk – in Teams moet je meer zoeken. Het gaat echt om een stukje bewustwording bij elk document wat voorbijkomt. Wat is dit? Moet dit bewaard blijven? Zo ja, waar sla ik het op? Dat is best wel wat werk en even schakelen.” Annemarieke: “Waar we ook tegenaanlopen, is de beschikbare tijd van mensen. Iedereen is druk en dit komt er dan wel ‘even bij’.”
Wat zijn nu de volgende stappen?
Jolanda: “We begonnen met een grote taart, waar we nu allemaal taartstukjes van maken. Elk team heeft nu een aanspreekpunt of ‘kartrekker’. Het plan is om wekelijks met hen het proces en de planning te bespreken.” Annemarieke: “Onderdeel van het stappenplan is ook om met het hele team een Teams- en KZA-training te volgen, om onszelf en onze collega’s bij te scholen over de procedures. Zo zijn er nog veel vragen over toegang geven tot documenten in Teams.” Jolanda vult aan: “We zijn al begonnen met de eerste aanzet: mapjes aanmaken en collega’s aansporen om alvast op te ruimen. Zie je een mapje wat je nooit meer gebruikt? Gooi het gelijk weg.”
Meer weten? Neem contact op met Annemarieke Mens, Projectsecretaris gemeente Dordrecht.
