_w1700_h498_1.png)
Blijven ontwikkelen op het gebied van dienstverlening. Dat is de ambitie van de HR-afdeling van Servicegemeente Dordrecht. Om die waar te maken, werkt het team sinds begin dit jaar met de scrummethode. Hoe gaat dat precies? Wat vinden betrokken medewerkers ervan? En wat levert het op voor onze partnerorganisaties? We vertellen er alles over - van praktijk tot uitvoering.
Focus, transparantie en flexibiliteit
Thomas Leijenaar is sinds mei 2023 Product Owner bij SGD. Een belangrijke functie binnen het scrumteam. Thomas zorgt voor prioritering: hij bepaalt waarmee het scrumteam aan de slag gaat in hun sprints. Teamleider HR Maarten van Halderen ondersteunt hem hierin. Ook ziet hij erop toe dat alle HR-collega’s betrokken zijn en dat de scrumteamleden de ruimte hebben om hun taak goed uit te voeren. “We merken nu al dat er minder onrust is dan een jaar geleden. En dat is heel veel waard.”
Waarom kozen jullie voor de scrummethode?
Maarten: “We moeten ervoor zorgen dat tien organisaties met duizenden collega’s goed gebruik kunnen maken van onze systemen, processen en data. Je wilt daarbij aansluiten bij ieders behoeften en wat er nú speelt. Wat willen onze klanten? Wat is onze eigen ambitie? En vooral: wat zijn daarin de prioriteiten? Dan kom je al snel uit bij een scrumachtige manier van werken.” Thomas vult aan: “Deze werkwijze zorgt voor focus, transparantie en flexibiliteit. Focus omdat ik als Product Owner bepaal waarop we ons richten. Transparantie omdat het voor de in- en externe stakeholders duidelijk is waaraan we werken. En flexibiliteit omdat we elke twee weken kunnen schuiven in die prioriteit.”
Hoe ging dat hiervoor?
Maarten: “We hebben nu zicht op wat er wel en niet goed gaat. Dat biedt vertrouwen voor onze partnerorganisaties. Er is duidelijkheid en minder gedoe. En veel meer regie op wat wij én onze partners belangrijk vinden. Alle tijd die daardoor overblijft, steken we in het door ontwikkelen van onze processen en systemen.”
Op basis waarvan maken jullie die keuzes?
Thomas: “We werken aan de hand van de vier HR-ambities. Ook voeren we gesprekken met alle betrokken teams en partners. Die leveren onwijs veel input. Daarnaast bestond er ook al een lijst met punten. Al deze zaken hebben we geconcretiseerd naar optimalisaties en acties. Dit zijn er meer dan 300. Ik prioriteer hierin vooral op basis van impact, dynamiek in de regio en wat onze experts zeggen. Maar soms ook omdat het veel vragen gaat schelen. In die keuzes zijn de data die we tot onze beschikking hebben (op basis van bijvoorbeeld veelgestelde vragen of enquêtes) een heel belangrijke leidraad.”
De scrummethode bij Servicegemeente Dordrecht
Sinds begin dit jaar werkt de HR-afdeling van Servicegemeente Dordrecht met de scrummethode. Waarom? Om er samen voor te zorgen dat processen, systemen en data optimaal gebruikt worden – door interne én externe collega’s. Het scrumteam werkt in zogenaamde ‘sprints’ van twee weken. In elke sprint gaan de teamleden aan de slag met meerdere korte, behapbare projecten.
Wat vinden de partnerorganisaties van de scrummethode?
Thomas: “Het is voor iedereen wennen, want er is best veel veranderd. We hebben geen langetermijnplanning meer. De scrummethode is echt ‘spelenderwijs’ ontdekken. Daardoor kunnen we partners geen harde deadlines geven. Maar we overleggen veel met ze; vooral over wat we wel en niet oppakken. Die harde keuzes vinden ze soms lastig. Maar ze krijgen er wel iets voor terug.”
Zoals?
Maarten: “Met de scrummethode zetten we de beleving van de eindgebruiker meer centraal. We richten ons niet alleen op efficiëntie, maar ook op: Hoe ervaart de gebruiker de oplossingen eigenlijk? Is iedereen er wel echt blij mee? Thomas: “Door het scrumteam wordt er nu bijvoorbeeld gewerkt aan een nieuw onboardingsportaal voor nieuwe medewerkers. Heel toegankelijk en gebruiksvriendelijk. Een andere opbrengst is de AFAS-training voor alle leidinggevenden. Dit zijn zichtbare resultaten en die leveren goede reacties op.”
Maarten: “Het is misschien nog niet direct terug te zien in cijfers. Maar als leidinggevende merk ik gewoon dat ik niet meer zes keer per week word gebeld over zaken die niet op orde zijn. Je voelt het vertrouwen. Mensen zien dat dingen verbeteren. De basis is op orde door deze aanpak.”
Meer weten? Neem contact op met Thomas Leijenaar, Product Owner Servicegemeente Dordrecht.
_w1700_h298_1.png)
Resultaten in sneltreinvaart
Ontmoet Pojectleider HR Evelien in ’t Veld en Coördinator Functioneel Beheer Chris Gemert: allebei lid van het SGD-scrumteam. Met hun mede-scrumteamleden komen ze elke twee weken samen voor een sprint. Daarna gaan ze aan het werk met hun eigen projecten – de zogenaamde ‘tickets’. “Samen zijn we aan het pionieren en onderzoeken.”
Hoe gaat een sprint in zijn werk?
Chris: “Eigenlijk is het heel makkelijk. Elk teamlid krijgt een of meerdere tickets: de dingen die we gaan aanpakken in de tweewekelijkse sprints. Evelien vervolgt: “We zitten met meerdere disciplines in het scrumteam. Samen pakken we meerdere dingen tegelijk op. Soms moet je data verzamelen, of gebruikers vragen hoe ze dingen ervaren. Het kan zijn dat je een ticket in één keer kunt afronden of dat het een soort vooronderzoek is dat leidt tot een volgend project. Dan verdelen we het in concrete acties – die binnen die twee weken uitvoerbaar zijn.”
En lukt dat ook altijd?
Evelien: “Je bent natuurlijk afhankelijk van collega’s. Als we iets niet binnen de twee weken gehaald hebben, evalueren we met elkaar. We zijn constant aan het bijstellen en opnieuw plannen. Dat gaat heel natuurlijk. Zo werken we goed én efficiënt naar een resultaat toe. En het zijn echt niet allemaal oplossingen met enorm veel impact. Soms gaat het over een kleine, maar nodige aanpassing in het systeem.”
Hoe reageert de rest van de organisatie op ‘jullie’ aanpak?
Evelien: “Werken via een scrummethode is een ontwikkeling die de organisatie als geheel nog moet doormaken. Daar willen we iedereen graag bij helpen en draagvlak voor creëren. Wordt er iets geïmplementeerd? Dan organiseren we inloopmomenten. En tussentijds geven we presentaties over de voortgang van projecten.”
Chris: “Ja, we nemen de organisatie proactief mee. Daarbij stellen we onszelf soms kwetsbaar op. We zijn eerlijk: we kunnen niet alles tegelijk doen. Af en toe moeten we ‘nee’ verkopen, omdat we echt onze prioriteiten hebben. Maar iedereen weet ook dat we met een heel team druk bezig zijn om problemen op te lossen en dat ze bij ons kunnen aankloppen.” Evelien vult aan: “Cruciaal is dat we flexibel zijn en blijven. Plus transparant: al onze bestanden zijn zichtbaar voor iedereen.”
Hoe ervaren jullie de samenwerking binnen het scrumteam?
Chris: “Het is informeel en lekker direct. Wij zijn wel van het aanpakken. Dat kunnen we nu heel goed toepassen in het scrumteam.” Evelien: “Ook de afwisseling en zelfstandigheid maken het leuk. We krijgen de vrijheid om zelfstandig te handelen en als professional je weg te vinden in de organisatie. Daar komt bij dat je verbinding hebt met veel disciplines. Ik denk dan ook dat het mooi zou zijn om scrum op veel meer afdelingen door te voeren.”
Meer weten? Neem contact op met Evelien in’t Veld, Projectleider HR of Chris Gemert, Coördinator Functioneel Beheer bij Servicegemeente Dordrecht.
_w1700_h298_1.png)
